Organizační a jednací řád určuje v duchu stanov SMPH podrobněji vzájemné vztahy jeho orgánů a složek, podmínky a způsoby jejich činnosti.

Obecná ustanovení

Článek 1
(1) Organizační a jednací řád SMPH, z. s. (dále jen Řád) provádí a rozvíjí stanovy SMPH.
(2) Řád je přijímán, pozměňován a rušen výborem SMPH.
(3) Řád je závazný pro všechny členy, orgány a složky SMPH.
(4) Vše, co není upraveno stanovami nebo tímto Řádem, podléhá obecným právním předpisům a rozhodnutím orgánů SMPH.

Členství v SMPH, z. s.

Článek 2
(1) Přihláška může být přijata v písemné nebo elektronické podobě členem výboru, členství vzniká po úhradě členského příspěvku na jeden rok.
(2) Přihláška musí obsahovat vedle jména a příjmení i adresy (poštovní a e-mailovou) a formu zasílání Zpravodaje.
(3) Adresy slouží pro případ korespondenčního hlasování a pro zaslání výroční zprávy SMPH.
(4) Člen obdrží potvrzení o úhradě příspěvku a o vzniku členství, toto potvrzení může být odesláno i elektronicky.
(5) SMPH, jako kolektivní člen ČAS se statutem sekce, může sloužit jako kmenová složka těm členům ČAS, kteří jsou zároveň členy SMPH a vedle evidence údajů, které sdílí s ČAS, rovněž může vybírat příslušné členské příspěvky pro ČAS. Tyto náležitosti vyplývají ze Stanov ČAS a příslušných dalších smluv a ustanovení.
(6) Sjezdu ČAS se může účastnit jako delegát pouze člen SMPH, který je zároveň členem ČAS.
(7) Hospodář vede evidenci členů a jejich plateb i pro potřeby ČAS, a to i v agendě ČAS.
(8) SMPH vydává pro členy Zpravodaj SMPH, který je zasílán podle podmínek poštou, nebo v elektronické podobě.
(9) SMPH provozuje email, web a elektronickou konferenci členů.
(10) Výbor SMPH podává 1x za rok Výroční zprávu o činnosti a sestavuje plán akcí na další rok. S obsahem zprávy seznámí členy společnosti prostřednictvím Zpravodaje nebo webu.
(11) Hospodář podává 2x za rok zprávu o stavu členské základny.
(12) Hospodář podává 1x za rok zprávu o hospodaření, která se stává součástí Výroční zprávy.
(13) Zánik členství dle čl. 6 odst. 2 nezaplacením nebo vyloučením oznamuje členovi písemně předseda výboru nebo člen výboru jím pověřený.
(14) Sdělení o vyloučení musí obsahovat poučení o možnosti odvolání se k plenární schůzi a o pozastavení členských práv a povinností.
(15) Nepřijaté sdělení se považuje za doručené po 30 dnech od oznámení pošty o uložení.
(16) Zánikem členství nevzniká nárok na vrácení členského příspěvku ani jeho poměrné části.

Pracovní a odborné komise

Článek 3
(1) Pro zajištění různých úkolů zřizuje výbor SMPH pracovní nebo odborné komise.
(2) Každá komise má svého předsedu jmenovaného výborem SMPH, který je zpravidla členem výboru SMPH.
(3) Předseda komise je povinen předat výboru zprávu o své činnosti výboru pro potřeby Výroční zprávy.
(4) Komise ukončí svoji činnost ukončením úkolu nebo rozhodnutím výboru SMPH.

Komunikace a korespondence společnosti

Článek 4
(1) SMPH má razítko v počtu 2 očíslovaných kusů, může mít logo  a tiskopisy, jejichž vzor a oprávnění je používat stanoví výbor.
(2) Pro komunikaci členů výboru SMPH je zřízena příslušná elektronická konference a e-mail.

Orgány Společnosti

Článek 5
(1) Plenární schůze je svolána nejméně jednou za funkční období výboru. Její program navrhne výbor a zahrne do něj návrhy členů.
(2) Návrh programu je rozeslán členům k doplnění tak, aby byla dodržena 30 denní lhůta pro odeslání doplněného programu členům.
(3) Jednání plenární schůze řídí předseda nebo místopředseda.
(4) Na začátku schůze jsou účastníci informováni o usnášeníschopnosti a počtu hlasů nutných pro schválení příslušných bodů a je jmenován zapisovatel.
(5) Zapisovatel provede z jednání zápis.
(6) Jednání schůze může být nepřítomným členům přenášeno elektronicky.
(7) Hlasování o předkládaných otázkách lze provést i korespondenčně – elektronicky.
(8) Při rovnosti hlasů rozhoduje hlas předsedy.
(9) Zápis a výsledky hlasování jsou zveřejněny ve Zpravodaji, pokud výbor nerozhodne jinak.
(10) Plenární schůze je schopna usnášení, je-li přítomen nadpoloviční počet členů SMPH. Není-li tohoto počtu dosaženo, je schopna usnášení po uplynutí 1 hodiny od okamžiku začátku stanoveného v pozvánce.
(11) Vzhledem ke kompetencím, operativním a provozně-účetním záležitostem je pro jednání s ČAS (jednání složek, sjezd ČAS, atp.) primárně delegován předseda, resp. hospodář – pokud není výborem rozhodnuto jinak.

Článek 5a
(1) Schůzi výboru svolává předseda, v případě, kdy tak nemůže učinit, místopředseda.
(2) Předseda, resp. místopředseda je povinen svolat schůzi výboru, požádá-li o to revizor.
(3) Při hlasování ve výboru v případě rovnosti hlasů rozhoduje hlas předsedy.
(4) Jednání výboru se může zúčastnit i nepřítomný člen, s nímž je v době schůze navázáno elektronické spojení. I v tomto případě má hlas rozhodující.
(5) Výbor na svém prvním zasedání určí člena výboru pověřeného členskou evidencí a člena pověřeného stykem s členstvem SMPH, případně určí další pověření.
(6) O průběhu schůze výboru se vyhotovuje zápis, jenž je publikován ve Zpravodaji SMPH a kontrolován na následující schůzi výboru.
(7) Revizor se zúčastňuje schůze výboru s hlasem poradním. Rozhodnutí výboru učiněná v rozporu se stanovami nebo obecnými právními předpisy má právo vetovat.
(8)  Účastníci schůze výboru mají právo na uhrazení cestovních výdajů.

Článek 6
(1) Volby (i doplňovací) do výboru a revizora jsou oznámeny členům nejméně 60 dní před termínem voleb. Od tohoto okamžiku mohou členové předávat/zasílat své návrhy na kandidáty členům výboru a dále návrhy na členy volební komise.
(2) Organizace a průběh voleb se řídí volebním řádem
(3) Nově zvolení členové se ujmou výkonu své funkce k 1. dni následujícího měsíce.
(4) Odstupující členové výboru nebo revizor předají k tomuto dni svoji agendu nově zvoleným členům.

Článek 6a
(1) Členové nově zvoleného výboru a revizor vystaví písemné prohlášení o souhlasu s volbou do funkce a s ověřeným podpisem. Poplatek za ověření podpisu mohu vykázat hospodáři k úhradě.
(2) Seznam členů nového výboru s uvedením funkcí a jméno revizora a souhlas s volbou se zasílá Rejstříkovému soudu v Brně, Husova 15. Tytéž údaje se zasílají příslušnému Finančnímu úřadu (bez prohlášení o souhlasu s volbou)

Článek 7
(1) Stížnosti, protesty a odvolání jsou doručovány členům výboru nebo revizorovi písemně poštou nebo osobně. Návrhy lze zasílat také e-mailem.
(2) Stížnost, protest, návrh nebo odvolání jsou projednány výborem do 30 dnů a autorovi je doručeno neprodleně rozhodnutí a poučení o opravných prostředcích.

Hospodaření a majetek

Článek 8
(1) Majetek je jednou ročně zkontrolován v rámci inventarizace. Za tímto účelem jmenuje výbor inventarizační komisi.
(2) Zápis o vykonané inventuře nabytého i zapůjčeného majetku je předán hospodáři a dále je uveden ve Výroční zprávě.
(3) O likvidaci majetku neopravitelně poškozeného nebo morálně zastaralého rozhoduje výbor SMPH. Likvidaci provádí likvidační komise určená výborem SMPH.
(4) Majetek nepotřebný může být odprodán komukoliv nebo bezúplatně převeden jinému právnickému subjektu.

Ocenění a soutěže

Článek 9
(1) Na podporu aktivit členů a v rámci propagace SMPH vyhlašuje výbor nebo komise soutěže a ceny.
(2) Statut soutěže nebo ceny je uveřejněn na webových stránkách.
(3) Vítěz nebo výherce je oznámen ve Zpravodaji a na webových stránkách.

Smlouvy

Článek 10
(1) Uzavírání smluv se provádí podle ustanovení Občanského zákoníku.
(2)  SMPH uzavírá především následující druhy smluv:
a) Smlouva o dílo. Tato smlouva se uzavírá s dodavatelem díla ve všech případech, kdy se nejedná o níže uvedené druhy smluv. Honorář podléhá zdanění
b) Smlouva o přednášce. Tato smlouva se uzavírá se všemi osobami, přednášejícími na akcích SMPH, bez ohledu na jejich právní postavení vůči SMPH. Honorář podléhá zdanění
c) Smlouva příkazní. Příkazní smlouva se vystavuje jednak za účelem cesty, jednak za účelem obecným.
ca) Příkazní smlouva za účelem cesty se uzavírá s členem SMPH, který má vykonat cestu ve prospěch SMPH, obvykle se jedná o cestu na schůzi výboru. Výše úhrady za cestu může být dohodnuta předem ve shodě s dobrými mravy nebo je výše nákladů doložena dodatečně s použitím tiskopisu a doložením jízdních výdajů. Formu tiskopisu stanovuje hospodář. Úhrada nepodléhá zdanění. Ustanovení o výši náhrad odvozená ze Zákoníku práce jsou považována pouze za orientační.
cb) Příkazní smlouva z obecným účelem se uzavírá s kteroukoliv fyzickou osobou, která má vykonat činnost ve prospěch SMPH, kterážto nespadá pod písmena a) – c) odstavce 2. (Nejčastěji se bude jednat o přepravu materiálu nebo osob. )Náhradu za výkon smlouvou definovaný smluví účastníci předem ve shodě s dobrými mravy. Je-li úhrada vyšší než příkazníkem skutečně vynaložené a doložené náklady, podléhá zdanění.
(3) Všechna plnění ze smluv lze uskutečnit teprve po potvrzení předsedou výboru (resp. místopředsedou výboru), že výkon dohodnutý smlouvou byl proveden.

Volby delegátů sjezdu ČAS

Článek 11.
(1) Volby delegátů sjezdu ČAS se neorganizují podle Volebního řádu SMPH.
(2) Aktivní i pasivní volební právo mají pouze členové ČAS – kmenoví i hostující.
(3) Volby se provádějí korespondenčně.
(4) Volební komisi z řad členů ČAS ustavuje předseda výboru SMPH.
(5) Kandidáty do voleb získává předseda, případně kterýkoliv další člen výboru.
(6) Volební komise vyhodnotí hlasování, sepíše protokol a výsledek voleb oznámí předsedovi výboru SMPH. Hlasovací lístky i protokol archivuje.
(7) Předseda výboru oznámí výsledek voleb ČAS a zvoleným delegátům.

Závěrečná ustanovení

Článek 12
(1) Tento Organizační a jednací řád vznikl na základě stanov SMPH a nabývá platnosti k  1. 6.  2017 rozhodnutím schůze výboru SMPH, z.s. ze dne 13. 5. 2017.